Sektörel Çözümler
Sektörel Dijital Arşivleme ve Evrak Yönetimi Çözümleri
Lisan Dokümantasyon
Sektörel Uzmanlık
İçindekiler
1. İK & Personel Özlük Dosyaları 2. Sağlık & Hastane Arşivleri 3. Hukuk Büroları & Sözleşmeler 4. İnşaat, Mimarlık & Pafta Tarama 5. Finans & Muhasebe Arşivleri 6. Sektörel Yasal Saklama Süreleri Tablosu 7. Sıkça Sorulan Sorular (S.S.S.)Sektörünüze Özel Çözüm Alın
Uzman ekibimiz sektörünüzün yasal gereksinimlerine göre uyarlanmış numune tarama sunar.
Sektörel Teklif AlHer sektörün belge yapısı, yasal saklama yükümlülükleri, gizlilik gereksinimleri ve evrak formatları birbirinden tamamen farklıdır. Bir hastanenin hasta dosyasında aranacak kriterler ile bir mimarlık ofisinin A0 pafta çiziminde veya bir insan kaynakları departmanının özlük evrakında aranacak kriterler aynı olamaz. Lisan Dokümantasyon olarak, sektöre özel dijital arşivleme metodolojileri geliştirerek kurumlara terzi usulü çözümler sunuyoruz.
1. İnsan Kaynakları (İK) ve Personel Özlük Dosyaları Dijitalleştirme
İnsan Kaynakları departmanları, şirkette çalışan her personelin işe girişinden ayrılışına kadar onlarca resmi belgeyi yasal olarak saklamak zorundadır. Özlük dosyaları hem fiziksel olarak hızla büyür hem de KVKK kapsamında "Özel Nitelikli Kişisel Veri" (sağlık raporları, adli sicil vb.) içerdiğinden en yüksek güvenlik tedbirlerini gerektirir.
Lisan İK Dijitalleştirme Çözümünün Avantajları:
- Alt Belge Ayrımı: Personel dosyası tek parça taranmaz; "Sözleşmeler", "Sağlık Raporları", "İzin Belgeleri", "Bordrolar" ve "İşten Ayrılış Evrakları" şeklinde alt klasörlere ayrıştırılır.
- Rol Tabanlı İzin Matrisi: Departman yöneticileri çalışanlarının sadece izin formlarını görebilirken, sağlık raporlarına yalnızca yetkili iş yeri hekimi veya İK yöneticisi erişebilir.
- İşten Ayrılanlar İçin 10 Yıllık Saklama Planı: İşten ayrılan personelin dosyaları yasal zaman aşımı süresine göre arşivlenir, süresi dolduğunda otomatik imha uyarı mekanizması çalışır.
2. Sağlık Kurumları ve Hastane Arşivleri
Hastaneler, klinikler ve laboratuvarlar için hasta dosyalarının (epikriz raporları, ameliyat notları, hasta onay formları, laboratuvar sonuçları) saklanması hem Sağlık Bakanlığı yönetmelikleri hem de tıbbi dava süreçleri için kritik önemdedir.
- Milisaniyelik Hasta Dosyası Erişimi: Acil bir vakada veya poliklinik muayenesinde hekim, hastanın TC kimlik numarasını yazarak 10 yıl önceki ameliyat notuna 2 saniyede ulaşır.
- Tıbbi Akreditasyon & JCI Uyumu: Sağlıkta Kalite Standartları ve uluslararası JCI denetimlerinde eksiksiz dosya ibrazı garanti altına alınır.
- Hasta Mahremiyeti: Sağlık verileri izole ağlarda şifrelenir ve her görüntüleme işlemi saniye bazında denetim kaydına (Audit Trail) işlenir.
3. Hukuk Büroları ve Kurumsal Hukuk Departmanları
Avukatlar ve kurumsal hukuk müşavirlikleri için bir dava dosyasındaki tek bir paragraf dahi davanın seyrini değiştirebilir. Yıllar öncesine ait yüzlerce klasörlük dava dosyalarında bilgi aramak saatler süren manuel incelemeler gerektirir.
Akıllı Hukuk Arşivi Yetenekleri:
Taranan tüm dava dosyaları ve sözleşmeler Derin OCR (Optik Karakter Tanıma) işlemine tabi tutulur. Avukatlar;
- "Madde 14.2 Cezai Şart" veya "Tensip Zaptı 2018/142" gibi anahtar kelimelerle yüzlerce klasör içindeki ilgili sayfayı tek tıkla bulabilir.
- Mahkeme celsesi öncesinde veya duruşma salonunda tablet veya dizüstü bilgisayardan tüm dosya münderecatına uzaktan güvenle erişebilir.
4. İnşaat, Mimarlık & Mühendislik (Büyük Boy Pafta Tarama)
İnşaat firmaları, belediyeler, mimarlık ofisleri ve organize sanayi bölgeleri (OSB); A0, A1, A2 ebatlarındaki mimari paftalar, statik hesaplamalar, elektrik projeleri ve kadastro haritaları ile çalışır. Bu evraklar standart tarayıcılardan geçmez.
- Geniş Format (Wide-Format) Tarayıcı Parkuru: 91 cm ve üzeri genişlikteki dev paftalar 600 - 1200 DPI optik çözünürlükte taranır.
- Katlanmış ve Yıpranmış Çizim Onarımı: Şantiye tozuna, neme ve kat izlerine maruz kalmış eski ozalit kopyalar dijital filtrelerle netleştirilir ve vektörel CAD/PDF formatlarına uygun saklanır.
- Şantiye ve Ofis Arasında Anlık Paylaşım: Merkeze bağlı kalmadan şantiyedeki mühendislerin en güncel onaylı ruhsat projelerine anında erişmesi sağlanır.
5. Finans, Muhasebe ve Bankacılık Arşivleri
Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca ticari defterler, faturalar, irsaliyeler, banka dekontları ve beyannameler en az 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır.
- Vergi Denetimlerinde Hızlı İbraz: Maliye denetimlerinde veya bağımsız denetim süreçlerinde istenen fatura ve sözleşmeler klasör arama telaşı olmadan saniyeler içinde denetçilere sunulur.
- ERP & Muhasebe Entegrasyonu: Taranan evraklar Logo, SAP, Mikro gibi programlardaki muhasebe fişleriyle barkod eşleştirmesi üzerinden otomatik ilişkilendirilir.
6. Sektörel Yasal Saklama Süreleri Rehber Tablosu
Evrakların dijitalleştirildikten sonra ne kadar süre saklanması veya ne zaman güvenli imhaya tabi tutulması gerektiğine dair yasal referans tablosu:
| Sektör / Evrak Grubu | Örnek Belge Türleri | Yasal Saklama Süresi | İlgili Mevzuat |
|---|---|---|---|
| İnsan Kaynakları (İK) | Personel Özlük Dosyası, Hizmet Sözleşmeleri, İbraname | İşten ayrılıştan sonra 10 - 15 Yıl | İş Kanunu & SGK Mevzuatı |
| Sağlık & Tıp | Hasta Dosyaları, Epikriz, Ameliyat Raporları | En az 20 Yıl (Bazı branşlarda süresiz) | Sağlık Bakanlığı Hasta Hakları Yön. |
| Muhasebe & Finans | Faturalar, Defterler, Beyannameler, Bordrolar | 5 - 10 Yıl | VUK & Türk Ticaret Kanunu (TTK) |
| Hukuk & Müşavirlik | Dava Dosyaları, Mahkeme İlamları, Sözleşmeler | Zaman aşımı süresince (Genelde 10 Yıl) | Borçlar Kanunu & Avukatlık Kanunu |
| İnşaat & Gayrimenkul | Yapı Ruhsatı, İskan, Statik Projeler, Paftalar | Bina ömrü boyunca (Süresiz) | İmar Kanunu & Kat Mülkiyeti Kanunu |
Sıkça Sorulan Sorular (S.S.S.)
Sektörünüze Özel Dijital Arşiv Planı Oluşturalım
Mevzuata tam uyumlu, kurum kültürünüze entegre dijital arşivleme altyapısı.
