Kurumsal Dijital Arşiv Yönetimi Hizmetleri
Fiziksel evrak yığınlarınızı saniyeler içinde aranabilen, yapay zekâ destekli OCR ile indekslenen ve rol bazlı yetkilendirmeyle korunan güvenli bir kurumsal hafızaya dönüştürüyoruz. On-Premise (kendi sunucunuz) veya özel bulut seçenekleriyle anahtar teslim dijital arşiv altyapısı.
Hızlı Proje Özeti
Lisan Dokümantasyon Güvencesi- Günlük 250.000+ Sayfa Endüstriyel Kapasite
- Yerinde (On-Site) veya Merkezde Tarama
- %99.8 Türkçe OCR Başarısı (ABBYY & Tesseract)
- Logo, SAP, Mikro, Netsis ERP Entegrasyonu
- ISO 27001 & TS 13298 Kurumsal Belge Standardı
Dijital Arşiv Yönetimi Nedir? Neden Sıradan Bir PDF Taramasından Farklıdır?
Dijital arşiv yönetimi; kurumların kağıt ortamında bulunan sözleşme, fatura, personel özlük dosyası, resmi yazışma ve teknik dokümanlarının yalnızca taranıp klasörlere PDF olarak kaydedilmesi değildir.
Gerçek bir kurumsal dijital arşiv; her belgenin optik karakter tanıma (OCR) teknolojisiyle aranabilir hale getirilmesi, belge türü, tarih, departman ve saklama planı gibi metaverilerle kataloglanması, yasal süre boyunca değiştirilemez biçimde saklanması ve yetkili kullanıcılar tarafından en geç 3 saniyede bulunabilmesidir.
Sıradan Tarama
- Aranamaz resim formatı (JPG/TIF)
- Manuel klasörleme ve insan hatası
- Güvenlik ve erişim kontrolü yok
- KVKK ve TS 13298 uyumsuzluğu
Lisan Dijital Arşiv
- İçerikteki her kelimeden tam metin arama
- Barkodla otomatik dosya ayrıştırma
- Rol tabanlı granular yetki matrisi
- Değişmez denetim izi (Audit Trail)
Kurumsal Dijital Arşivin 4 Temel Taşıyıcı Sütunu
1. Endüstriyel Sayısallaştırma & Donanım
Canon imageFORMULA ve Kodak Alaris gibi ağır hizmet tarayıcılarla dakikada 280 görüntü hızında, ultrasonik çift kağıt besleme korumasıyla hatasız tarama.
2. Yapay Zekâ Destekli OCR & İndeksleme
Türkçe karakter desteğine sahip derin öğrenme tabanlı OCR motoru. Sözleşme numarası, vergi kimlik numarası, ad-soyad ve tarih alanlarını otomatik ayrıştırır.
3. Rol Tabanlı Güvenlik & Audit Log
Kullanıcı, unvan veya şube bazlı detaylı yetki seviyeleri. "Sadece ekranda görsün, indiremesin ve yazdıramasın" kuralı ile saniye bazlı adli kayıt kütüğü.
4. ERP & Kurumsal İş Akışı Entegrasyonu
REST API mimarisiyle SAP, Logo, Mikro, Netsis veya kurumsal ERP sistemlerinizle çift yönlü konuşarak fişten evraka anında erişim köprüsü.
Lisan Dokümantasyon vs. Geleneksel Arşiv vs. Bulut Sürücüler
Şirketinizin en değerli varlığı olan kurumsal hafızayı emanet ettiğiniz yöntemin güvenlik ve hız farkını şeffaf bir şekilde karşılaştırın.
| Kriter / Özellik | Lisan Dijital Arşiv Sistemi | Geleneksel Fiziksel Arşiv | Sıradan Bulut (Drive / Dropbox) |
|---|---|---|---|
| Belgeye Erişim Süresi | Ortalama 1 - 3 Saniye | 30 Dakika - 2 Gün | 5 - 15 Dakika (Dosya adı bilinirse) |
| Arama Kabiliyeti | Tam Metin OCR (Metin İçindeki Kelime, Tutar, İsim) | Yalnızca Kutu/Klasör Etiketi | Yalnızca Dosya Adı Arama |
| Depolama & Kurulum Modeli | Hem On-Premise (Şirket İçi Sunucu) Hem Özel Bulut | Pahalı Ofis & Depo Metrekaresi | Yurt Dışı Genel Bulut (KVKK Riski) |
| Yetkilendirme & Güvenlik | Rol Tabanlı Granular İzin + AES-256 Kriptolama | Yalnızca Oda Anahtarı / Asma Kilit | Basit Link Paylaşımı (Kontrolsüz Dağılım) |
| Denetim İzi (Audit Log) | Kim Ne Zaman Gördü, İndirdi, Yazdırdı (Saniye Bazlı) | Manuel Ziyaretçi Defteri (Hatalara Açık) | Sınırlı veya Yetersiz Kayıt |
| ERP & Muhasebe Entegrasyonu | Logo, SAP, Mikro, Netsis Çift Yönlü API | Entegrasyon Yok | Manuel Link Kopyalama |
| Afet & Yangın/Su Baskını Riski | %0 Veri Kaybı (Çoklu Yedeklilik & Snapshot) | %100 Geri Döndürülemez Kayıp Riski | Kısmi Güvenlik |
6 Aşamalı Endüstriyel Dijitalleştirme Sürecimiz
Lisan Dokümantasyon Servis Büro operasyonu, arşivinizin tek bir yaprağını dahi kaybetmeden, uluslararası kalite standartlarında işler.
Fiziksel Keşif ve Projelendirme
Uzman ekibimiz arşiv alanınızı ziyaret eder; evrak türlerini, cilt/klasör durumunu, yıpranma oranını ve sayfa adetlerini yerinde tespit ederek operasyon takvimini çıkarır.
Ayıklama, Tasnif ve Barkodlama
Zımba, ataç, raptiye ve yapışkan bantlar evraka zarar verilmeden temizlenir. Her klasör ve dosya ayracı için benzersiz QR/Barkod etiketleri üretilir.
Endüstriyel Yüksek Hızlı Tarama
Canon imageFORMULA DR-G2140 ve Kodak Alaris endüstriyel tarayıcı parkurumuzla dakikada 280 sayfaya varan hızda, 300 DPI optimum çözünürlükle çift taraflı tarama icra edilir.
Görüntü İyileştirme & Kalite Kontrol
VRS algoritmalarıyla otomatik eğrilik düzeltme (deskew), kenar temizleme, arka plan gürültüsü giderme ve boş sayfa eleme uygulanır. %100 operatör göz kontrolü yapılır.
OCR & Akıllı Metaveri İndeksleme
Belgeler PDF/A-1b standart formatına dönüştürülür. Fatura no, TC kimlik no, unvan, tarih ve konu başlıkları hiyerarşik metaveri olarak arşiv veritabanına işlenir.
Sisteme Aktarım & Güvenli Teslimat
Dijital veriler Lisan DYS'ye aktarılır; personelinize kullanım eğitimi verilir. Fiziksel evraklar orijinal kutu ve klasör düzeninde eksiksiz geri teslim edilir.
Hangi Sektörde, Hangi Evrak Tipini Nasıl Dijitalleştiriyoruz?
Her sektörün tabi olduğu regülasyon ve evrak döngüsü farklıdır. Deneyimli kadromuzla sektöre özel tasnif planları uyguluyoruz.
İnsan Kaynakları: Personel Özlük Dosyaları
KVKK & İş Kanunu Tam Uyumluİşe giriş belgeleri, sağlık raporları, sözleşmeler ve zimmet tutanakları her personel için özel dijital kartoteks altında toplanır.
- KVKK Koruması: Sağlık raporları ve adli sicil evraklarına sadece İK yetkilisi erişebilir.
- Denetim Hazırlığı: SGK veya Çalışma Bakanlığı teftişinde tüm personel arşivi 1 dakikada zip olarak raporlanır.
- Zaman Tasarrufu: Çok şubeli işletmelerde evrak kargo maliyeti sıfıra iner.
Sağlık & Hastaneler: Hasta Dosyaları ve Epikriz
20 Yıllık Yasal Saklama StandartlarıHasta epikriz raporları, ameliyat notları, onam formları ve tahlil sonuçları protokol ve TC kimlik numarasıyla indekslenir.
- Poliklinikten Erişim: Doktorlar hasta viziteye girdiğinde önceki yıllara ait dosyaları anında açar.
- Alan Tasarrufu: Hastane bodrum katlarındaki nemli arşiv odaları modern sağlık alanlarına dönüştürülür.
- Hassas Veri Maskeleme: Hasta mahremiyeti için medikal kayıtlar şifreli saklanır.
Finans & Muhasebe: Fatura, Fiş ve Sözleşmeler
VUK & Vergi Denetimlerine Eksiksiz HazırlıkGelen-giden kağıt faturalar, tahsilat makbuzları, gümrük beyannameleri ve banka dekontları muhasebe fişleriyle eşleştirilir.
- ERP Entegrasyonu: Logo veya SAP'ta mahsup fişini seçip "Evrakı Gör" butonuna basmanız yeterlidir.
- Vergi İncelemesi: Müfettişin talep ettiği 5 yıllık döneme ait tüm faturalar saatler içinde listelenir.
- Mükerrer Ödeme Koruması: OCR fatura numarası kontrolüyle mükerrer kayıtlar engellenir.
Hukuk & Kurumsal Sözleşme Yönetimi
Dava Dosyaları, İmzalı Protokoller ve İhtarlarKira, bayi, tedarikçi ve gizlilik sözleşmeleri taraflar, imza tarihleri ve fesih koşulları alanlarıyla aranabilir hale gelir.
- Madde Arama: Sözleşmelerin içinde geçen "ceza koşulu" veya "yetkili mahkeme" maddelerini saniyede bulun.
- Süre Uyarısı: Yenilenme tarihi yaklaşan sözleşmeler için otomatik e-posta bildirimleri.
- Fikri Mülkiyet: Patent, marka tescil ve mahkeme kararları tek bir güvenli kasada saklanır.
Arşiviniz İçin En Yüksek Güvenlik ve Yerinde Operasyon Standartları
Hassas evraklarınızı kurum dışına çıkarmak istemiyor musunuz? Hukuki gizlilik taahhütleri ve yerinde mobil tarama parkurumuzla tam koruma sağlıyoruz.
Yerinde (On-Site) Tarama Hizmeti
Gizlilik dereceli belgeler, hasta dosyaları, hukuki evraklar veya şirket dışına çıkarılması mevzuat gereği yasak olan tüm arşiviniz için mobil tarama merkezimizi kurumunuz bünyesine kuruyoruz.
- Sıfır Taşıma Riski: Belgeleriniz şirketinizin arşiv veya toplantı odasından 1 milimetre dahi dışarı çıkarılmaz.
- Kendi Ekibimiz & Donanımımız: Yüksek hızlı endüstriyel tarayıcılarımızı ve yetkin tarama operatörlerimizi adresinize getiriyoruz.
- Anlık Denetim İmkânı: Kurum yetkilileriniz operasyonun her saniyesini yerinde gözlemleyebilir, günlük raporları denetleyebilir.
Gizlilik Sözleşmesi (NDA) Güvencesi
Lisan Dokümantasyon ile yürüttüğünüz tüm projelerde, kurumsal verilerinizin gizliliği ıslak imzalı, çift taraflı Kurumsal Gizlilik ve Veri Güvenliği Sözleşmesi (NDA) ile yasal koruma altına alınır.
- Hukuken Bağlayıcı Taahhüt: Ticari sırlarınız, müşteri bilgileriniz ve finansal kayıtlarınız 3. şahıslara karşı kesin koruma altındadır.
- Adli Sicil Denetimli Kadro: Operasyonda görev alan tüm personelimiz adli sicil kontrollerinden geçmiş ve bireysel gizlilik sözleşmesi imzalamıştır.
- Kriptolu Veri Teslimi: Taranan dijital kopyalar AES-256 şifrelemeyle korunur; veriler aktarıldıktan sonra geçici cihaz bellekleri güvenle sıfırlanır.
Yasal Delil Niteliği, TS 13298 Standardı ve Bilgi Güvenliği
Lisan Dokümantasyon altyapısı, yalnızca teknik hız değil aynı zamanda adli denetimlerde ve mahkemelerde geçerli belge saklama standartlarını sunar:
TS 13298 Standart Uyumluluğu
T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı ve kamu standartlarına uygun metaveri ve dosya saklama planı kurgusu.
AES-256 Askeri Düzey Şifreleme
Hem aktarım esnasında (SSL/TLS 1.3) hem de veri tabanında (Data at Rest) askeri düzey şifreleme algoritmaları.
KVKK 6698 Sayılı Kanun Güvencesi
Özel nitelikli kişisel verilerin maskelenmesi, anonimleştirilmesi ve yasal saklama süreleri bitiminde imha kayıt kütüğü.
Veri Egemenliği: %100 Türkiye İçi Altyapı
Verileriniz asla yurt dışı sunucularına aktarılmaz. Kendi kurum içi sunucunuzda (On-Premise) veya Türkiye lokasyonlu ISO 27001 onaylı veri merkezinde barınır.
Arşivinizi Dijitalleştirmeye Nereden Başlamalısınız?
Kaç klasörünüz olduğunu bilmiyor musunuz? Hangi belgelerin taranıp hangilerinin imha edilmesi gerektiğinden emin değil misiniz?
Ücretsiz Ön Keşif Hizmetimiz:
Kıdemli arşiv uzmanlarımız kurumunuza gelerek arşivinizin fiziksel durumunu, sayfa adedini ve gerekli tarayıcı konfigürasyonunu bedelsiz analiz eder.
Dijital Arşiv Yönetimi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Hizmetimiz, güvenlik standartlarımız ve operasyonel detaylar hakkında en çok sorulan soruların yanıtları.
Fiziksel Arşiv Yükünden Kurtulun, Dijital Geleceğe Geçin
Kurumunuza özel sayısallaştırma takvimini belirlemek ve ücretsiz ön keşif randevusu oluşturmak için uzman ekibimizle hemen iletişime geçin.