Kurumsal Arşiv Dijitalleştirme ve Servis Büro Hizmetleri

1. Arşiv Dijitalleştirme & Servis Büro Nedir?

Arşiv dijitalleştirme; şirketler, kamu kurumları, hastaneler ve hukuk departmanlarına ait her türlü evrak, sözleşme, özlük dosyası, fatura ve teknik çizimin fiziksel ayıklama, endüstriyel tarama, görüntü işleme ve indeksleme aşamalarından geçirilerek bilgisayar ortamına aktarılması işlemidir.

Servis büro (Service Bureau) ise, bu süreci baştan sona yürüten uzman personel, endüstriyel donanım ve tescilli yazılımların oluşturduğu profesyonel operasyon birimidir. Sıradan ofis tarayıcılarıyla aylar sürecek ve sayfa atlama riski yüksek olan işler, servis büro modeliyle sıfır hata ve endüstriyel hızla tamamlanır.

2. Hizmet Modelleri: Yerinde (On-Site) vs Merkezde (Off-Site) Tarama

Kurumların güvenlik politikaları, evrak gizlilik dereceleri ve fiziksel alan durumuna göre servis büro hizmetleri iki temel modelde uygulanır:

3. 6 Adımlı Endüstriyel Dijitalleştirme Döngüsü

Uluslararası arşivleme normlarına ve TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi standartlarına uygun 6 aşamalı metodolojimiz:

• 1. Fiziksel Tasnif ve Ayrıştırma: Klasörlerdeki evraklar tek tek incelenir. Zımba, ataç, tel, plastik föy gibi materyaller evraka zarar vermeden çıkarılır. Katlanmış köşeler ve buruşukluklar giderilir. Belge türlerine göre özel barkodlu ayraç sayfalar (patch code) yerleştirilir.
• 2. Endüstriyel Yüksek Hızlı Tarama: Dakikada 60 ila 140 sayfa tarayabilen Canon, Ricoh ve Kodak tarayıcı parkurumuzla evraklar çift taraflı (duplex) olarak sayısallaştırılır. A4, A3, sürekli form veya nadir/ciltli eserler için özel flatbed ve kitap tarayıcılar devreye girer.
• 3. Görüntü İyileştirme (Image Enhancement): VRS (Virtual ReScan) algoritmaları ile eğik sayfalar otomatik düzeltilir (Deskew), kenar siyahlıkları kırpılır (Crop), boş sayfalar elenir (Blank Page Removal) ve soluk metinlerin kontrastı artırılarak insan gözünden daha net hale getirilir.
• 4. Çok Katmanlı İndeksleme & OCR: Evraklara ait meta veriler (Cari No, TC Kimlik, Sözleşme Tarihi, Belge Türü vb.) girilir. OCR motoru sayesinde tüm metin karakter bazında tanınarak aranabilir Searchable PDF/A formatına dönüştürülür.
• 5. %100 Kalite Kontrol (Quality Assurance): Dijitalleştirilen her dosya, bağımsız kalite kontrol operatörleri tarafından fiziksel aslıyla karşılaştırılır. Sayfa atlama, netlik bozukluğu veya hatalı indeksleme tespit edilirse otomatik olarak yeniden işleme alınır.
• 6. DYS / Bulut Aktarımı ve Fiziksel Düzenleme: Onaylanan dijital belgeler kurumun DYS altyapısına veya Lisan Dijital Arşiv Sistemi'ne şifreli aktarılır. Fiziksel evraklar orijinal klasör düzenine sadık kalınarak yeniden zımbalanır/kutulanır ve teslim edilir.

4. Tarama Teknolojisi, VRS ve Çift Kağıt Koruması

Servis büro operasyonlarında kalitenin teminatı kullanılan donanım ve yazılım teknolojileridir. Lisan Dokümantasyon olarak kullandığımız endüstriyel sistemler şu standartları barındırır:

5. Yasal Standartlar: TS 13298, PDF/A ve KVKK Uyumu

Taranan bir evrağın mahkemelerde, vergi denetimlerinde veya yasal kurullarda delil niteliği taşıyabilmesi için ulusal ve uluslararası standartlara uyum şarttır:

• TS 13298 Standardı: Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi kriterlerine tam uyumlu meta veri mimarisi.
• PDF/A (ISO 19005): Gelecekte yazılım sürümleri değişse bile belgenin görsel ve yapısal bütünlüğünü 50+ yıl koruyan uzun vadeli arşiv formatı.
• Zaman Damgası & e-İmza: Belgenin taranma anından itibaren değiştirilmediğini kanıtlayan yasal doğrulama mekanizmaları.
• KVKK ve Özel Nitelikli Veri: Rol tabanlı erişim yetkilendirmesi, şifreli veri tabanı ve kimin hangi evrakı görüntülediğini gösteren değişmez log kayıtları.