Maliyet & Bütçeleme Rehberi
Dijital Arşiv Fiyatları ve Maliyet Hesaplama Rehberi
Lisan Dokümantasyon
Bütçe & ROI Analizi
İçindekiler
1. Dijital Arşiv Fiyatı Nasıl Belirlenir? 2. Sayfa Başı vs Klasör Başı Fiyatlandırma 3. Fiziksel vs Dijital Arşiv Maliyet Tablosu 4. Yatırımın Geri Dönüşü (ROI) Nasıl Hesaplanır? 5. Fiyat Teklifi Alırken 5 Kritik Soru 6. Sıkça Sorulan Sorular (S.S.S.)Net Fiyat Teklifi Alın
Arşivinizin tahmini sayfa sayısını ve belge türünü belirtin, 24 saat içinde detaylı maliyet tablonuzu sunalım.
Hemen Teklif İsteDijital dönüşüm kararı alan işletmelerin ve kamu kurumlarının en çok merak ettiği konuların başında "Dijital arşivleme projesi ne kadara mal olur?" sorusu gelir. Birçok firma sabit bir rakam arasa da, dijital arşiv projeleri evrakların kondisyonundan arama derinliğine kadar birçok kritere göre ölçeklendirilir. Bu rehberde, dijital arşiv fiyatlandırma mantığını, sayfa başı birim maliyet kriterlerini ve projenizin sağlayacağı yatırım getirisini (ROI) şeffafça ele alıyoruz.
1. Dijital Arşiv Fiyatı Nasıl Belirlenir? Fiyatı Etkileyen 6 Kritik Unsur
Bir arşiv tarama projesinde maliyeti belirleyen temel unsurlar şunlardır:
- 1. Toplam Belge Hacmi (Sayfa Adedi): Projenin ölçeği büyüdükçe (örneğin 50.000 sayfa yerine 1.000.000 sayfa) endüstriyel ölçek ekonomisi devreye girer ve sayfa başı birim maliyet belirgin şekilde düşer.
- 2. Belge Boyutları ve Türleri: Standart A4 evraklar otomatik besleyiciyle (ADF) en hızlı taranan gruptur. A3 evraklar, sürekli formlar, fatura fişleri veya A0/A1 mimari paftalar farklı donanım ve tarama hızları gerektirdiğinden birim fiyata etki eder.
- 3. Fiziki Hazırlık & Ayrıştırma İş Yükü: Tel zımbalar, paslı ataçlar, yapışkanlı notlar ve naylon poşetlerin sökülmesi iş gücü gerektirir. Ayrıştırması kolay ve düzenli arşivler daha ekonomik fiyatlanır.
- 4. İndeksleme ve OCR Derinliği: Sadece klasör sırtlığına göre isimlendirme yapmak en hızlı ve ekonomik yoldur. Ancak evrak üzerinden sözleşme tarihi, TC kimlik no, fatura tutarı gibi 5-10 farklı alanın girilmesi veya tam metin (Full-Text) OCR uygulanması veri giriş iş gücünü artırır.
- 5. Hizmet Lokasyonu (Yerinde vs Merkezde): Lisan Dokümantasyon ekibinin tarayıcı parkurunu firmanızın ofisine kurması (Yerinde Servis Büro) ek lojistik gerektirir; merkez ofislerimizde taranan evraklarda ise daha yüksek maliyet avantajı sağlanır.
- 6. DYS ve Yazılım Altyapısı: Taranan belgelerin kurumun mevcut sunucusuna salt PDF olarak aktarılması ile gelişmiş rol tabanlı, bulut veya yerel Lisan Dijital Arşiv Yazılımı lisansıyla entegre edilmesi bütçe yapısını belirler.
2. Sayfa Başı vs Klasör Başı Fiyatlandırma Modelleri
Sektörde en sık tercih edilen iki tekliflendirme modeli bulunmaktadır:
Sayfa Başı Fiyatlandırma (En Doğru Yöntem)
Projelerde en adil ve şeffaf yaklaşım taranan gerçek sayfa adedi üzerinden hesaplamadır.
Örnek bir büro tipi klasörde ortalama 400 - 500 sayfa bulunur. Ön fizibiliteyle toplam klasör sayısından yaklaşık sayfa havuzu çıkarılır, nihai faturalandırma net taranan sayfa sayacı üzerinden gerçekleştirilir.
Klasör / Kutu Başı Fiyatlandırma
Özellikle arşivinde standart evrak klasörleri bulunan ve bütçesini baştan sabitlemek isteyen firmalarca tercih edilir.
Klasörlerin doluluk oranına göre ortalama birim fiyat belirlenir. Bu modelde klasörün içindeki sayfa sayısı az da olsa çok da olsa sabit paket fiyat uygulanır.
3. Fiziksel Arşiv Saklama Maliyeti vs Dijital Arşiv Yatırımı
Birçok yönetici dijital arşivlemeyi sadece bir "maliyet kalemi" olarak görür. Oysa fiziksel arşiv odalarının görünmeyen giderleri yıllık bazda dijital arşiv maliyetinin katbekat üzerindedir:
| Gider Kalemi | Geleneksel Fiziksel Arşiv | Lisan Dijital Arşiv Sistemi |
|---|---|---|
| Alan & Kira Maliyeti | 50 - 100 m² ofis alanının işgal edilmesi (Aylık yüksek kira, aidat, iklimlendirme). | Sıfır m² işgal; arşiv odaları operasyonel ofise veya toplantı salonuna çevrilir. |
| Personel & Zaman Kaybı | Bir evrakı aramak, klasörden bulup geri getirmek ortalama 15 - 30 dakika sürer. | İndeksli arama motoru ile evraka ulaşma süresi 2 saniye. |
| Kırtasiye & Klasörleme | Sürekli yeni klasör, tel zımba, dolap ve ayraç alımları. | Kâğıtsız ofis konseptiyle tekrarlayan malzeme harcamaları sıfırlanır. |
| Afet ve Kayıp Riski | Yangın, su baskını, rutubet veya personelin evrakı yanlış yere koymasıyla geri dönülmez kayıp. | Şifreli bulut ve harici sunucu yedeklemesiyle %100 felaket kurtarma garantisi. |
4. Yatırımın Geri Dönüşü (ROI) Nasıl Hesaplanır?
Dijital arşivleme projesinin yatırım geri dönüş süresi genellikle 6 ila 12 ay arasındadır. Basit bir hesaplama örneği:
Örnek Vaka Hesabı (100.000 Sayfalık Arşiv):
- Arşivde günde ortalama 20 belge arayan bir ekip, günde 5 saat iş gücü kaybeder.
- Yıllık kaybedilen iş gücü süresi yaklaşık 1.250 saattir (yaklaşık 1 tam zamanlı personel maaşı).
- Arşiv için kiralanan 40 m² alanın yıllık maliyeti: 120.000 TL - 250.000 TL.
Sonuç: Bir kereye mahsus yapılan dijitalleştirme yatırımı, ilk yılın sonunda kendini amorti eder ve sonraki her yıl doğrudan net tasarruf sağlar.
5. Fiyat Teklifi Alırken Firmalara Sorulması Gereken 5 Kritik Soru
Piyasada çok farklı fiyat aralıklarıyla karşılaşabilirsiniz. Yanıltıcı tekliflerden kaçınmak için mutlaka şu soruları yöneltin:
- Verilen fiyata fiziki ayrıştırma ve zımba sökümü dahil mi? (Bazı firmalar taramayı ucuz gösterip ayrıştırma için ek ücret talep eder.)
- OCR (Optik Karakter Tanıma) ve aranabilir PDF/A formatı standart mı?
- Sayfa atlama engeli için ultrasonik sensörlü endüstriyel tarayıcı mı kullanılıyor?
- %100 bağımsız kalite kontrol aşaması mevcut mu?
- KVKK kapsamında gizlilik sözleşmesi (NDA) ve loglama garantisi veriliyor mu?
Sıkça Sorulan Sorular (S.S.S.)
Arşiv Projeniz İçin En Doğru Teklifi Alın
Sürpriz maliyetler olmadan, şeffaf birim fiyatlandırma ve garantili teslim süreleri.
