Geleneksel fiziksel arşivlerden çıkan, binlerce sayfayı bulan sözleşmeler, personel dosyaları ve finansal veriler, şirketinizi ayakta tutan hafızadır. Birçok kurum, tarama işleminin ardından belgelerini sıradan bulut sürücülerinde yedekleyerek dijitalleştiğini düşünme hatasına düşer. Oysa basit bir bağlantı paylaşımı bile tüm ticari sırlarınızın sızmasına yol açabilir.

Sıradan Bulut Sürücülerin Riskleri Nelerdir?

Ücretsiz veya standart tüketici seviyesindeki dosya paylaşım ağları (Drive, Dropbox vb.) şirket evraklarını barındırmak için ideal değildir. Bu sistemler:

• Dosyalara kimin, ne zaman eriştiğini detaylı bir şekilde (loglama) raporlamakta yetersiz kalabilir.
• Hassas belgelerin (örneğin yalnızca İK müdürünün görmesi gereken maaş bordrolarının) şirket içinde dolaşıma girmesine zemin hazırlar.
• KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) süreçlerinde yasal yükümlülükleri her zaman sağlayamazlar.

Neden Kendi Arşiv Yazılımımızı Geliştirdik?

Lisan Dokümantasyon, müşterilerine tarama sonrası veriyi güvensiz dosya uzantılarıyla ya da USB belleklerle teslim edip süreci bitirmeyi hiçbir zaman doğru bulmamıştır. Bu bağlamda, tamamen kendi mühendis ekibimizle profesyonel Lisan Dijital Arşiv Yazılımı'nı geliştirdik.

Bu sistem sadece dosyaları listelemekle kalmaz; belgeleri tanır, OCR süreçlerinden geçerek indeksler ve son derece güvenli bir kasa işlevi görür.

Rol Tabanlı Yetkilendirme ile Sızıntıları Önleyin

Geliştirdiğimiz yazılımın en güçlü özelliklerinden biri departman ve rol bazlı erişim mekanizmasıdır. Yönetici paneli sayesinde:

• Hukuk departmanı sadece dava dosyalarını görürken, Muhasebe birimi sadece fatura ve irsaliyelere erişebilir.
• Bir belgenin "İndirilmesi", "Sadece Görüntülenmesi" veya "Yazdırılması" gibi özellikleri çalışan bazlı olarak sınırlandırılabilir.

KVKK Uyumluluğu ve Audit Logları (Denetim İzleri)

Lisan Dijital Arşiv Yazılımı, KVKK ilkelerine tam sadık bir altyapı üzerine kuruludur. Bir dijital evrak üzerinde yapılan tüm hareketler; belgenin ne zaman görüntülendiği, hangi IP adresinden sisteme girildiği ve doküman üzerinde yapılan değişiklikler saniye saniye kaydedilir (Audit Logging). Böylece kurum içi veri güvenliğiniz en üst düzeye çıkar.